Wenn es darum geht, ein solides Team aufzubauen und ein Unternehmen vor Schaden zu bewahren, sind Integrität und Vertrauen unverzichtbar. Eine schlechte Einstellung oder ein unzuverlässiger Mitarbeiter kann nicht nur Geld kosten, sondern ein Unternehmen anfällig für Klagen und Kundenbeschwerden machen, sowie den Rest des Teams demotivieren. Ein schwerwiegender Datenschutzverstoss durch einen Insider kann dem Ruf eines Unternehmens irreparablen Schaden zufügen und auf Jahre hinaus zu Umsatzeinbussen führen.

Sicher zu stellen, dass Manager und Mitarbeiter wirklich qualifiziert und integer sind, oder „fit & proper“, wie es einige Gesetzgeber nennen, entspricht einer wachsenden Nachfrage nach Lösungen. Menschliche Risiken gibt es vor allem, wenn Mitarbeiter Unternehmensgeldern handhaben oder Zugang zu sensiblen und wertvollen Informationen wie Kundendaten, Mitarbeiterunterlagen, strategischer Infrastruktur wie IT oder schutzbedürftigen Personen (Kinder oder ältere Menschen) haben. Die Finanzbranche beispielsweise steht unter grossem Druck, ihre Kunden vor Betrug zu schützen und ihre eigenen Vermögenswerte vor Straftaten wie Veruntreuung und Geldwäsche zu bewahren. Es gibt jedoch auch viele andere Organisationen, die bemerkt haben, wie wichtig die Minderung des „menschlichen“ Risikos ist.

Wie lässt sich das menschliche Risiko minimieren?

Die in der angelsächsischen Welt sehr bekannte Praxis der Hintergrund- und Integritätsprüfung wurde in der Schweiz lange Zeit als unnötig angesehen. Die jährlichen Integritätsstatistiken von Aequivalent deuten jedoch darauf hin, dass das Integritätsniveau der Schweizer Bewerber nicht gerade an der Spitze liegt.

Jüngste KPMG-Statistiken zeigen auch, dass die Schweiz in Bezug auf internen Betrug keine Ausnahme darstellt.

Der rechtliche Rahmen

In der Praxis kann man den Background Check als einen Prozess verstehen, der die Integrität einer Person durch eine Bestätigung der übermittelten Daten und Informationen, sowie einer Authentifizierung der vorgelegten Dokumente (z.B. Lebenslauf, Identitätsnachweis, Diplom, Arbeitsbescheinigungen, Arbeitsgenehmigung, Strafregisterauszüge, Finanzunterlagen usw.) mit den ausstellenden Stellen überprüft.

Gemäss Artikel 328b des Schweizerischen Obligationenrechts darf der Arbeitgeber Daten über den Arbeitnehmer bearbeiten (und überprüfen), soweit diese sich auf die Fähigkeit des Arbeitnehmers beziehen, seine Arbeit zu verrichten, oder sie für die Erfüllung des Arbeitsvertrags erforderlich sind. Gleichzeitig muss auch das Bundesgesetz über den Datenschutz eingehalten werden. Es gibt deshalb keinen Grund, an der Legalität der Background Checks von Bewerbern oder Mitarbeitern zu zweifeln, insbesondere wenn es sich um Vertrauenspositionen handelt.

Die Überprüfung von Referenzen bei früheren Arbeitgebern ermöglicht es, herauszufinden, ob gegen die betreffende Person bereits ein Disziplinarverfahren eingeleitet worden ist, oder was die wirklichen Gründe für die Beendigung der Zusammenarbeit waren, um sich nicht nur auf die ausgestellten Arbeitszeugnisse zu stützen. Dies selbstverständlich nur mit vorheriger Genehmigung der betroffenen Person.

Es gibt mehrere mögliche Überprüfungsebenen, die nicht anhand des individuellen Profils der Person ausgewählt werden sollten, sondern nach einem zuvor von Experten für (menschliche) Risiken festgelegten Risikoniveau. Sensible Positionen müssen innerhalb der Organisation klar aufgrund ihrer strategischen Risiken identifiziert werden, z.B. anhand der Zugangsebenen und der Entscheidungsbefugnisse. Es liegt an den Personalverantwortlichen, diese Checks auf standardisierte und transparente Weise in ihre Arbeitsprozesse zu integrieren.

Aequivalent – die führende digitale Plattform der Schweiz für Background Checks

Aequivalent ist die führende digitale HR-Plattform in der Schweiz für Background Checks von Mitarbeitern und Führungskräften vor und während ihrer Anstellung. Über eine sichere Online-Schnittstelle überprüft Aequivalent die Informationen, welche Mitarbeitern und Führungskräfte während der Einstellung oder Aktualisierung ihrer Unterlagen angeben. Zum Standardprogramm gehört die Überprüfung der Identität, der Adressen und Arbeitsgenehmigungen, der Diplome, früherer Arbeitgeber, des kriminellen oder finanziellen Hintergrunds, möglicher Interessenkonflikte durch die Überprüfung von Mandaten oder des Rufs einer Person in den sozialen Medien.

Als Experte für standardisierte und massgeschneiderte Lösungen für kleine und grosse Organisationen, die in der Schweiz oder im Ausland rekrutieren, ist das Unternehmen seit 2019 auch nach ISO 27001 zertifiziert, dem europäischen Referenzstandard für Informationssicherheit. Aequivalent ist zudem mit Schweizer Qualitätsinitiativen und Labels wie Trust Valley und Swiss Made assoziiert.

Ausweitung des Handlungsspielraums

Background Checks von Mitarbeitern werden mehr und mehr zu einem wichtigen Schritt im Einstellungsprozess, da sie Unternehmen dabei helfen, sichere und fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wer in ihr Team aufgenommen wird. Dies trägt dazu bei, die Unternehmenswerte, die Produktivität und den Gesamterfolg zu sichern. Nicht in allen Branchen ist ein Background Check bei Neueinstellungen gesetzlich vorgeschrieben, und einige Branchen unterliegen einer spezifischen Gesetzgebung für ihre Tätigkeit (z.B. Banken, die den FINMA-Vorschriften unterliegen). Jedoch können alle Unternehmen, ob gross oder klein, lokal oder international, die Vorteile eines Background Checks nutzen, um fundierte Einstellungsentscheidungen zu treffen und die Sicherheit des Arbeitsplatzes sowohl für Mitarbeiter als auch für Kunden zu gewährleisten.

Prüfung der finanziellen Integrität

Die Prüfung der finanziellen Redlichkeit ist oft ein integraler Bestandteil eines Background Checks, obwohl sie bei Ein- und Anstellungsentscheiden nicht allein berücksichtigt werden kann und sollte. Jemand, der nicht in der Lage ist, seine finanziellen Verpflichtungen wahrzunehmen, stellt jedoch ein höheres Risiko in Bezug auf die Einhaltung der Unternehmensverfahren dar, insbesondere wenn es um Korruption oder finanzielle Entscheidungen geht.

In einigen Branchen sind Kontrollen der finanziellen Integrität Standard oder obligatorisch, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, z.B. bei Finanzdienstleistungen, Banken und Versicherungen. Es ist jedoch für jede sensible Position eine wichtige Überprüfung, nicht nur um höchste Standards der Integrität und Professionalität zu gewährleisten, sondern auch die menschlichen Risiken zu mindern und somit das Vermögen und der Ruf des Unternehmens zu schützen.

Die Integritätsstatistiken von Aequivalent bestätigen die Bedeutung der finanziellen Redlichkeitskontrollen, da hier während der Umfrage 2021 die meisten falschen Angaben (43,2%) gemacht wurden. Diese Kategorie umfasst die Nichteinhaltung finanzieller Verpflichtungen oder Konkurse im Zusammenhang mit einem Unternehmen, für die der Kandidat Verantwortung getragen hat.

Um mehr Einblick in die finanziellen Risiken eines (potenziellen) Mitarbeiters zu erhalten, nutzt Aequivalent auch spezialisierte Datenbanken. Die Analyse von unzuverlässigem Zahlungsverhalten in den vergangenen Jahren oder Verbindungen zu insolventen Unternehmen kann helfen, potenzielle Risiken für Arbeitgeber besser einzuschätzen.

Die Kombination der Bewertung der finanziellen Integrität mit den anderen Elementen eines Background Checks ermöglicht es Arbeitgebern, eine fundierte Entscheidung über die Einstellung von Mitarbeitern zu treffen und externe und interne Vorschriften einzuhalten. Eine sichere, transparente und standardisierte Plattform hilft Arbeitnehmern und Bewerbern, sich an den Prozess zu halten, da sie wissen, dass ihr Arbeitgeber dadurch die höchsten Standards in Bezug auf Integrität und Vertrauen einhalten kann.

Datum Erstveröffentlichung: 18.11.2022

Autor: Marketing- und Sales-Team von Aequivalent