Umfrageergebnisse unterstützen Entscheidung, um einen Standard für Mitarbeiterscreening Prozesse in der Schweiz vorzuschlagen

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Umfrageergebnisse unterstützen Entscheidung, um einen Standard für Mitarbeiterscreening Prozesse in der Schweiz vorzuschlagen

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Zusammenfassung

  • Eine Umfrage wurde ausgestrahlt, um Best Practices für Mitarbeiterscreening Prozesse in der Schweiz zu ermitteln
  • 58% der Befragten gaben an, die Etablierung eines Schweizer-Standards zu unterstützen
  • Integrität gilt als das stärkste menschliche Risiko, das durch Hintergrundüberprüfung gemindert werden kann
  • 68% der befragten Organisationen haben eine Liste sensibler Funktionen erstellt
  • 52% der Befragten haben verbesserte Einstellungsrichtlinien und Auswahlverfahren eingeführt
  • Der Bericht spricht 5 Empfehlungen aus, um die Best Practices für Hintergrundüberprüfungen von Mitarbeitenden in einen neuen Schweizer Standard für berufsbezogene Eignungsdiagnostiken aufzunehmen

Einleitung

Auf Initiative des Schweizerischen Psychologen Verbandes (FSP) hat die Schweizerische Normen-Vereinigung (SNV) ein interdisziplinäres nationales Projekt (innerhalb des bestehenden nationalen Normenkomitee INB/NK 3168) ins Leben gerufen, um einen Standard für die Umsetzung der berufsbezogenen Eignungsdiagnostik in der Schweiz zu entwickeln. Ziel ist es, eine Schweizer Referenzdienst Norm zu schaffen und eine Best Practice zu etablieren, die die bestmöglichen Ergebnisse für berufsbezogene Eignungsbeurteilungen sowie Transparenz und Gleichbehandlung von Kandidatinnen und Kandidaten gewährleistet, die Gegenstand solcher Prüfungen sind.

Die Firma Aequivalent, die grösste Schweizer Anbieterin und digitale Plattform für Mitarbeiterscreening, hat sich entschieden, sich zu beteiligen, um die Risikomanagement-Sicht in dieses interdisziplinäre Projekt einzubringen und ihre Expertise im Mitarbeiterscreening Prozess und (Human-) Risikomanagement einzubringen.

Im Zeitraum von Oktober 2021 bis März 2022 wurde eine Umfrage über das Netzwerk der SNV ausgestrahlt und in Zusammenarbeit mit Aequivalent Interviews durchgeführt, um weitere empirische Daten zu Mitarbeiterscreening Prozessen in der Schweiz von Interessenvertretern aus Behörden, NGOs, NPOs, Industrie und Handel zu erheben.

882 in der Schweiz ansässige öffentlichen und privaten Organisationen, die in verschiedenen Branchen tätig sind, erhielten die Umfrage. Die unten berichteten Ergebnisse ermöglichten eine bessere Analyse der gängigsten (besten) Praktiken für Mitarbeiterscreening Prozesse aus der Perspektive der Risikominderung beim Menschen und die Unterstützung für die Festlegung eines Standards.

Umfrageergebnisse

42 Organisationen antworteten auf die Umfrage, von denen 48% der Meinung sind, dass sie derzeit Vorschriften im Zusammenhang mit menschlichen Risiken unterliegen.

Obwohl 56% der Befragten ihre Richtlinien und Verfahren für das „Pre-Employment Screening“ als „gut“ oder „ausgezeichnet“ bewerten, haben 78% der Befragten eine oder mehrere schlechte Erfahrungen bei Einstellungsentscheidungen gemacht.

58% der Befragten würden einen Standard für den Mitarbeiterscreening Prozess begrüssen, 42% antworteten, dass sie interessiert sein könnten, 0% der Befragten waren nicht interessiert.

Best Practices im Mitarbeiterscreening Prozess

Die Personalabteilung ist in den meisten Organisationen für die Mitarbeiterscreening Prozesse verantwortlich, während die Abteilungen Risikomanagement, Sicherheit und Compliance am häufigsten aufgefordert werden, eine „unterstützende“ Rolle zu spielen.

Von den fünf aufgeführten menschlichen Risiken, die bei der Einstellungsprüfung gemindert werden müssen, wird eine (mangelnde) Integrität am häufigsten als „sehr wichtig“ eingestuft. Es folgen das Fehlen von Qualifikationen oder das Vorhandensein von Interessenkonflikten.

68% der befragten Organisationen haben eine Liste mit sensiblen Funktionen erstellt. Bei den regulierten Organisationen, die geantwortet haben, beträgt dieser Prozentsatz 90%. Zugang zu finanziellen Ressourcen, Entscheidungsbefugnisse und rechtliche Verantwortung sind die drei wichtigsten Elemente, die eine Position als „gefährdet“ definieren. Der Zugang zu strategischer Infrastruktur, der Zugriff auf Kundendaten und sicherheitsrelevante Funktionen folgen dicht dahinter und werden von mehr als zwei Dritteln der befragten Organisationen als riskant angesehen.

80% der Befragten verfügen über Richtlinien oder Verfahren zur Minderung menschlicher Risiken. Am häufigsten betreffen diese Massnahmen die Einführung verbesserter Einstellungs- und Auswahlverfahren (52%), mit einigem Abstand gefolgt von Whistleblowing (24%) und verstärkten internen Kontrollverfahren (14%).

78% der Befragten haben ihre Richtlinien und Verfahren formalisiert und 58% der Befragten wenden sie auch auf externe Auftragnehmer oder Berater an.

Diplome und Qualifikationen (76%), Vorstrafen (61%), ehemalige Arbeitgeber (59%) und finanzielle Integrität (37%) werden am häufigsten systematisch vor der Einstellung überprüft. Öffentliche Internetpräsenz, Nebentätigkeiten (Interessenkonflikte) und Beschäftigungslücken werden ebenfalls manchmal bis oft überprüft.. Um diese Elemente korrekt verifizieren zu können, überprüft die Mehrheit der befragten Organisationen die Identität (71%) und aktuelle Adresse (59%) des Kandidaten. Die Adresshistorie wird selten verifiziert (was diese Organisationen Integritätsrisiken aussetzt).

Strafregisterauszüge, Dokumente zur finanziellen Integrität, Arbeitsbewilligungen, frühere Arbeitgeber sowie Diplome und Qualifikationen werden am häufigsten an der Quelle überprüft. Bei Nebentätigkeiten, Tätigkeiten während Beschäftigungspausen und Fahraufzeichnungen wird häufiger auf Dokumente oder Erklärungen der Mitarbeiter zurückgegriffen (wodurch diese Organisationen Integritätsrisiken ausgesetzt sind).

Bei der Überprüfung von Referenzen bei ehemaligen Arbeitgebern werden am häufigsten die Gründe für das Austreten (69%), die Leistung (69%) und die Verantwortlichkeiten (63%) überprüft. Stellenbezeichnung, Start- und Enddatum, Persönlichkeit sowie mögliche Integrität oder disziplinarische Verfahren werden in mehr als 40% der Organisationen systematisch überprüft.

Der formale Erwerb des Diploms (72%) wird am systematischsten bei Diplomkontrollen überprüft. Die offizielle Diplombezeichnung (55%), das entsprechende akademische Niveau (52%) sowie das Start- und Enddatum (45%) werden in mehr als 40% der Organisationen systematisch überprüft.

Bei E-Reputationsprüfungen (Internet) werden das Fehlen diskriminierender Bemerkungen (73%) und die Offenlegung vertraulicher Informationen (68%) am häufigsten als „sehr wichtige“ Elemente angegeben, die beim Screening überprüft werden müssen. Das Fehlen problematischer Inhalte (54%), Inkonsistenzen mit dem Lebenslauf (48%) und die Zugehörigkeit zu kontroversen Gruppen (48%) werden ebenfalls von mehr als 40% der Organisationen als sehr wichtig angesehen.

Zusätzliche wichtige Elemente

49% der Befragten haben ein Verfahren zur periodischen Überprüfung von Personen nach deren Eintritt in die Organisation eingeführt: 20% für alle Rollen in der Organisation und 29% für einen Teil der Funktionen. Ein periodisches Screening wird in der Regel alle 2 bis 3 Jahre durchgeführt. Die am häufigsten verifizierten Elemente bei einer erneuten Überprüfung sind Strafregister (90%), finanzielle Integrität (80%) und Nebentätigkeiten (60%). Adresse und öffentliche Internetpräsenz werden von mehr als 40% der Organisationen beim erneuten Screening überprüft.

In Bezug auf den Datenschutz von Mitarbeiter- und Kandidatendaten geben 95% der teilnehmenden Unternehmen an, das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) einzuhalten, während 32% die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten. Eine Mehrheit von 80% der Befragten gab an, dass ihre Organisation einen Verhaltenskodex führt. Nur 10% der Unternehmen verfügen derzeit über eine Zertifizierung im Bereich der Informationssicherheit.

Schlussfolgerungen und Empfehlungen

Die Umfrageergebnisse unterstützen die Initiative zur Integration von Aspekten des Mitarbeiterscreening Prozesses in die schweizerische Übernahme der deutschen Norm DIN 33430 Berufsbezogene Eignungsdiagnostik und geben einen guten Hinweis darauf, welche Elemente in der Schweiz als die wichtigsten oder besten Praktiken beim Mitarbeiterscreening Prozess angesehen werden.

Basierend auf den Umfrageergebnissen wird am Schluss vorgeschlagen :

  • Die Integration der Perspektive des menschlichen Risikomanagements und der Best Practices beimMitarbeiterscreening Prozess in den neuen Schweizer Standard für berufsbezogene Eignungsdiagnostiken.
  • Die Erstellung einer Liste sensibler Funktionen innerhalb jeder Organisation vorzuschreiben, je nach Abhängigkeit von ihrer Exposition gegenüber den strategischen (wichtigsten) menschlichen Risiken der Organisation.
  • Die Liste der sensiblen Funktionen als Referenz für die Anwendung von (verschiedenen Niveaus von) standardisierten Hintergrundprogrammen bei der Beurteilung der beruflichen Eignung zu verwenden.
  • Die Überprüfung der Integrität (76% der Befragten halten dies für ein sehr wichtiges menschliches Risikoelement) als Standardüberprüfung bei berufsbezogenen Eignungsbeurteilungen für hochsensible Funktionen aufzunehmen. Dies kann durch die Methode der Dokumentenanalyse erfolgen, die in der Norm ausdrücklich erwähnt wird.
  • Die Erstellung und Verwendung einer Standard-Checkliste zur Einhaltung von Vorschriften und bewährten Praktiken in Bezug auf Mitarbeitererfahrung, Datenschutz und Informationssicherheit bei berufsbezogene Eignungsdiagnostiken.

Für weitere Informationen zu den Umfrageergebnissen wenden Sie sich bitte an info@aequivalent.ch oder T +41 24 524 30 02. Wenn Sie sich aktiv beteiligen oder mehr über die Entwicklung des Standards erfahren möchten, wenden Sie sich bitte an lea.leibundgut@snv.ch.

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    Bildnachweise : www.freepik.com

    Datum Erstveröffentlichung : 07.02.2023

    Autor: Marketing- und Sales-Team von Aequivalent