Wie sollten Überprüfungsanforderungen im Rahmen von Pre-Employment-Checks festgelegt werden?

Das Screening von Mitarbeitern ist eine wesentliche Etappe im Rekrutierungsprozess, welches eine klare Definition der Überprüfungsanforderungen für die jeweiligen Stellen benötigt. Ohne klaren Rahmen, der es ermöglicht, die Überprüfungen gezielt durchzuführen, kann sich der Arbeitgeber bestimmten Risiken aussetzen;

• Unkontrollierte Steigerung der mit den Überprüfungen verbundenen Kosten
• Potenzielle Diskriminierung bei der Einstellung
• Verschlechterung der Erfahrung des Bewerbers.

Diese Risiken lassen sich durch die Einführung einer konsequenten Screening-Politik verringern. Letztere kann sich auf folgenden Hauptpraktiken basieren: das Bewerberprofil (z. B. Ausländische Bewerber), die Hierarchieebene (z. B. C-Level) oder auf das mit der Stelle verbundene Risikoniveau (z. B. Zugang zu sensiblen Daten).

Alle drei erwähnten Methoden haben unterschiedliche Vor- und Nachteile.

Anhand des Bewerberprofils

Die einfachste und flexibelste Methode, einen Background-Check durchzuführen, ist anhand des Bewerberprofils. Wir halten es jedoch nicht empfehlenswert, es ausschliesslich den Personalverantwortlichen zu überlassen, zu urteilen,

ob ein solcher Background-Check überhaupt notwendig ist, da diese dadurch über eine zu grosse Interpretationsfreiheit verfügen. Ob bewusst oder unbewusst, keine Person ist vollkommen frei von Vorurteilen und dies könnte der Organisation negative Kritik wie beispielsweise Vorwürfe der Diskriminierung oder Profiling einbringen. Solche Anschuldigungen wären zudem rechtlich begründet, da das Schweizer Obligationenrecht (Art. 328b OR) vorschreibt, dass die Überprüfungen auf die Anforderungen der jeweiligen Stelle bezogen sein sollten, und nicht auf eine bestimmte Person ausgerichtet. Letztendlich könnten die Bewerber eine solche Überprüfung als Misstrauen gegenüber ihrem persönlichen Hintergrund interpretieren, was nicht zu einer optimalen Erfahrung der Bewerber führt.

Anhand der Hierarchieebene

Einige Organisationen entscheiden sich dafür, sich auf die Hierarchieebene der zu besetzenden Stelle zu konzentrieren. Diese simple und sehr objektive Methode ermöglicht eine schnelle und systematische Einführung des Background-Checks. Der Nachteil davon ist jedoch, dass nicht in Betracht gezogen wird, dass einige Stellen auf niedriger Hierarchieebene grosse strategische Risiken bergen können, wie beispielsweise den Zugang zu Daten, zu sensiblen Infrastrukturen oder den Kontakt mit gefährdeten Personen.

Anhand des Risikoniveaus

Die umfassendste, aber auch aufwändigste Methode ist die Bewertung der Risiken, die mit den einzelnen Funktionen innerhalb der Organisation verbunden sind.
Sobald die verschiedenen strategischen Risiken innerhalb der Organisation identifiziert sind, ist es von entscheidender Bedeutung, diese in Bezug auf die Stellenbeschreibung zu relativieren. Aequivalent hat eine einfache Methode entwickelt, die es seinen Kunden ermöglicht, diese Risiken zu bewerten. Gerne erläutern wir Ihnen diese in unserem Webinar auf Anfrage näher: Was ist ein „Background-Check“? Wann, warum und wie beziehen Sie ihn in Ihren Rekrutierungsprozess ein?

Hier sind einige Beispiele für oft verwendete Kriterien:

1. Zugang zu einer strategischen Infrastruktur
2. Zugang zu sensiblen Unternehmensdaten (Kunden, Mitarbeiter, Patente usw.)
3. Zugang zu finanziellen Ressourcen

Je nachdem, wie hoch das strategische Risiko für die Organisation und das mit der Funktion verbundene Risiko ist, wird der jeweiligen Position eine Risikoklasse zugewiesen, die bestimmt, ob Überprüfungen durchgeführt werden oder nicht. Obwohl diese Methode mehr Aufwand erfordert, wird sie längerfristig den Schutz der Organisation vor den zuvor erwähnten Risiken gewährleisten.

Schliesslich kommt es jedoch immer auf den Kontext an. Wenn Sie das Screening nur einmalig einsetzen um eine Schlüsselposition zu besetzen, kann ein weniger strukturierter Ansatz gut funktionieren. Wenn Sie jedoch den Background-Check standardisiert bei der Einstellung einsetzen wollen, ist ein strukturierter Ansatz essentiell. Dieser kann auf der Hierarchieebene basieren, was zwar einfach ist, jedoch einige Lücken aufweist, oder auf dem Risikoniveau der Stelle, was komplexer zu implementieren, aber besser für die Risikominimierung ist. Die gewählte Methode hängt von verschiedenen Kriterien ab, z. B. von den in Ihrer Organisation wahrgenommenen Risiken, des Entwicklungsstands Ihres Rekrutierungsprozesses oder der Anzahl der zu besetzenden „sensiblen“ Stellen.