Manche HR-Spezialisten glauben, dass Bewerber und Mitarbeiter Prüfprogrammen mit Ablehnung entgegentreten. Ihr Gedankengang ist mehr oder weniger der folgende: Bewerber und Mitarbeiter möchten Vertrauen entgegengebracht kriegen. Ein Prüfverfahren sei ein Zeichen des Vertrauensmangels und schädige das Markenimage des Unternehmens.

Tatsächlich ist das Gegenteil wahr, Prüfprogramme werden – bei Einhaltung gewisser Rahmenbedingungen – durchaus geschätzt.

Heutzutage muss sich ein Arbeitgeber nicht mehr dafür rechtfertigen, sicherstellen zu müssen, dass für die Arbeit und die Vertretung des Unternehmens geeignete Mitarbeiter eingestellt werden. Die Qualität des HR stellt die Leistung des Unternehmens sicher, dessen Zukunftsfähigkeit und Markenimage profitieren davon.

Die Professionalität, die der Arbeitgeber mit der Anwendung von Selektions- und Prüfverfahren aufzeigt, sowie die Gewissheit und der Stolz, über sorgfältig und objektiv beurteilte Kollegen zu verfügen, haben einen grossen Einfluss auf das interne und externe Ansehen, das ein Arbeitgeber geniesst.

All das setzt voraus, dass die Prüfverfahren effizient sind, fair und transparent durchgeführt werden und die Kommunikation professionell und persönlich abläuft.

Um den Erwartungen von Bewerbern und Mitarbeitern gerecht zu werden, müssen die Prüfverfahren insbesondere als fair wahrgenommen werden. Verschiedene Elemente tragen dazu bei.

Erstens müssen die überprüften Elemente als aussagekräftig gelten. Sie müssen daher mit den Anforderungen der Arbeitsstelle und des Arbeitsumfelds zusammenhängen.

Zweitens dürften Prüfverfahren nicht auf bestimmte Bewerber oder Mitarbeiter gerichtet sein, sondern auf jede Person, die die betroffene Arbeitsstelle innehat oder innehaben könnte. Wenn im Einzelfall Zweifel aufkommen, können natürlich vertiefte Überprüfungen vorgenommen werden.

Drittens ist die vom Arbeitgeber gezeigte Transparenz betreffend Ablauf, Inhalt und Resultat der Überprüfung ausschlaggebend. Eine perfekte Transparenz erhöht die positive interne und externe Wahrnehmung und das Ansehen des Arbeitgebers erheblich.

Zu guter Letzt verhindert die Überprüfung durch eine unabhängige und objektive Partei jeden Verdacht von Befangenheit und Diskriminierung, was wiederrum der positiven Wahrnehmung durch die betroffenen Personen zuträglich ist.

Ein langwieriges und zeitraubendes Verfahren hilft weder dem Arbeitgeber noch dem Mitarbeiter und erhöht auch nicht die Wahrscheinlichkeit, dass letzterer die richtige und damit auch relevante Arbeit liefert. Es ist daher ausschlaggebend, ein effizientes und schnelles Verfahren einzurichten, das nicht unnötig durch administrative und logistische Fragen verzögert wird.

Die Möglichkeit der Digitalisierung der Verfahren und verschiedenen Überprüfungen sind heutzutage ein grosser Vorteil zur Beschleunigung der Prüfverfahren. Die Verwendung einer existierenden Plattform, wie sie in der Schweiz von Aequivalent SA angeboten wird, hilft dabei, Mitarbeiter und Bewerber von stressigen administrativen Pflichten zu entlasten. All dies kommt letzten Endes dem Ruf des Arbeitgebers zugute.

Auch wenn die Prüfverfahren fair, objektiv und strukturiert eingerichtet sind, müssen Arbeitgeber dennoch ihr menschliches Gesicht zeigen, um ein gefragter Arbeitgeber zu werden.

Sowohl Prüfprogramme als auch Einstellungsverfahren müssen daher in einem Klima des gegenseitigen Vertrauens, der offenen Kommunikation und der Zusammenarbeit zum Einsatz kommen, um so Arbeitgebern und (zukünftigen) Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, die richtigen Fragen zur Bestätigung der Zusammenarbeit zu stellen. Ist kein konstruktives Klima vorhanden, so sind sie wohl nicht zu einer Zusammenarbeit geschaffen.

Im Rahmen dieses Artikels werden Prüfverfahren als jegliche Tätigkeit des Arbeitgebers zur Sicherstellung, dass die vom Bewerber zur Verfügung gestellten Informationen betreffend seinen Werdegang, seine Person, seine Ausbildung, seine berufliche Erfahrung und generell seine Qualifikation vollständig, korrekt und nachvollziehbar sind, definiert.