Au-delà de l’embauche: le guide pour des vérifications d’antécédents efficaces

Dans un environnement professionnel en constante évolution, garantir l’intégrité et la fiabilité de vos collaborateurs est plus que jamais essentiel. Si les vérifications d’antécédents avant l’embauche sont depuis longtemps une pratique bien établie en Suisse, de nombreuses entreprises prennent conscience de l’importance d’aller plus loin, en mettant en place des vérifications postérieures à l’embauche – également appelées « rescreening ». Celles-ci permettent de maintenir un haut niveau de conformité, de sécurité et de confiance à tous les niveaux de l’organisation.

Pourquoi vérifier à nouveau les collaborateurs en poste?

Le rescreening consiste à contrôler les antécédents des employés à intervalles réguliers ou à des moments clés de leur parcours professionnel. Se limiter au screening initial ne permet pas de détecter certains changements significatifs survenus après l’embauche, comme des activités annexes non déclarées, des conflits d’intérêts, des difficultés financières, voire des comportements à risque ou illégaux. Autant de facteurs susceptibles d’engendrer des risques majeurs pour votre entreprise s’ils ne sont pas identifiés à temps.

Les bénéfices du rescreening

Mettre en place un programme de vérification continue permet de mieux anticiper certains risques:

• Conformité réglementaire: Les secteurs régulés comme la finance, la santé ou l’aviation sont soumis à des exigences légales strictes. Le rescreening assure une conformité continue avec les normes en vigueur.
• Réduction des risques: Pour les collaborateurs qui traitent avec des données sensibles, des ressources financières ou des personnes vulnérables, un contrôle régulier permet de prévenir les fraudes, les fuites de données ou les atteintes à la réputation.
• Sécurité au travail: Identifier des changements personnels ou comportementaux qui pourraient compromettre la sécurité contribue à créer un environnement plus sûr pour tous.
• Protection de la marque: Un incident impliquant un cadre dirigeant ou un collaborateur peut nuire durablement à l’image de marque de votre société. Une stratégie proactive limite ce type de crise.

Quand faut-il procéder à une vérification après l’embauche?

La fréquence et le moment du rescreening dépendent du niveau de risque et de l’évolution des postes:

• Contrôles périodiques: La vérification des antécédents à intervalles réguliers, par exemple tous les ans ou tous les deux ans, permet de s’assurer que les employés restent informés et respectent les politiques de l’entreprise et l’évolution des normes réglementaires.
• Changements de poste: Les promotions ou les mutations à des postes à haut risque (par exemple, les postes impliquant une surveillance financière ou l’accès à des données sensibles) justifient une nouvelle vérification.
• Nouveaux contrats ou marchés: Lors de collaborations avec de nouveaux partenaires ou d’une entrée sur un marché régulé, le rescreening démontre votre sérieux et votre diligence.
• Contrôles aléatoires: Effectuer des contrôles aléatoires dans tous les services peut aussi être envisagé, tout en maintenant un élément d’imprévisibilité (à introduire avec beaucoup de prudence cependant).

Que faut-il inclure dans le rescreening?

Le périmètre des vérifications dépend du secteur et des responsabilités des collaborateurs, mais certains contrôles sont fréquemment recommandés. Les vérifications des activités annexes garantissent l’absence de conflits d’intérêts, les extraits du casier judiciaire permettent d’identifier tout problème juridique survenu depuis l’embauche, tandis que les informations du registre des poursuites sont cruciales pour les fonctions comportant des responsabilités financières. Un check des licences professionnelles et des certifications permet de s’assurer qu’elles sont toujours valables, et les vérifications des sanctions, tout comme des listes de surveillance confirment que les employés ne figurent pas sur les listes gouvernementales. Le contrôle du permis de conduire est clé pour les fonctions nécessitant la conduite d’un véhicule et le dépistage des drogues assure la sécurité sur le lieu de travail dans les secteurs où l’abus de substances psychoactives présente des risques.

En adaptant le programme de vérifications aux besoins de votre société, vous traitez efficacement les risques opérationnels et de conformité.

Mettre en place un programme efficace de rescreening

Un programme réussi repose sur une planification rigoureuse et des pratiques bien intégrées au
processus RH. Voici quelques étapes clés:

1. 1. Définir les objectifs: Quels risques voulez-vous atténuer? Par exemple conformité, sécurité, image, etc.
   2. Informer les collaborateurs: Une communication transparente sur le pourquoi et le comment favorise l’adhésion.
   3. S’appuyer sur un partenaire de confiance: Collaborer avec un prestataire fiable, expérimenté et proche de votre culture d’entreprise, garantit des résultats rigoureux et conformes.
   4. Intégrer aux processus RH: Le rescreening peut être inclus dans vos routines RH annuelles ou lié à certains jalons internes.
   5. Évaluer et ajuster: L’analyse régulière des résultats permet d’identifier les tendances et de procéder aux ajustements nécessaires.

Les défis à anticiper

Malgré ses avantages, le rescreening comporte certains défis. Il représente un investissement en temps et en budget, mais ces coûts doivent être mis en regard des conséquences potentiellement lourdes d’un incident non anticipé. Le moral des employés peut également être affecté si la démarche est mal comprise. Il est donc essentiel de la présenter comme une mesure standard, préventive et bénéfique pour tous. Enfin, la conformité juridique ne doit pas être négligée: en Suisse et en Europe, la gestion des données personnelles est strictement encadrée. Une mise en œuvre rigoureuse, transparente et conforme à la législation est donc primordiale.

Sécurisez l’avenir de votre entreprise

Intégrer le rescreening à votre stratégie RH ne relève plus du simple bon sens: c’est devenu une nécessité dans un environnement professionnel toujours plus complexe. En collaborant avec des experts suisses en background checks comme Aequivalent, vous sécurisez vos talents et renforcez la culture d’intégrité au sein de votre société.