Gestion des risques humains : une demande croissante

Lorsqu’il s’agit de constituer une équipe solide et de protéger une organisation, l’intégrité et la confiance sont essentielles. Ainsi, une erreur dans le recrutement ou un employé peu fiable peut non seulement coûter de l’argent, mais aussi rendre une organisation vulnérable aux poursuites judiciaires, aux réclamations clients, et démotiver le reste de l’équipe ; un vol ou une perte de données par un collaborateur peut causer des dommages irréparables à la réputation de l’entreprise, entraînant, par exemple des pertes de revenus pour les années à venir.

S’assurer que les cadres et employés sont réellement qualifiés et intègres, ou « fit & proper » en anglais, répond à un besoin réel en termes de gestion du risque humain. Celui-ci est particulièrement présent lorsque les employés ont accès aux finances de l’entreprise, à des informations des infrastructures stratégiques comme les systèmes informatiques, des personnes vulnérables (enfants ou personnes âgées) et bien d’autres choses encore. Le secteur financier, par exemple, est soumis à une forte pression pour protéger ses clients, ainsi que ses propres actifs de la fraude (détournement de fonds, blanchiment d’argent). De nombreuses autres organisations prennent également conscience de l’importance d’atténuer le risque « humain ».

Comment minimiser le risque humain ?

La pratique de la vérification des antécédents et de l’intégrité, très connue dans le monde anglo-saxon, a longtemps été considérée comme inutile en Suisse. Les statistiques annuelles d’Aequivalent sur l’intégrité suggèrent toutefois le contraire ; le niveau d’intégrité des candidats suisses n’étant pas le plus élevé.

Le récent rapport statistique de KPMG montre également que la Suisse ne fait pas exception à la règle en matière de fraude interne.

Cadre juridique

En pratique, la vérification des antécédents pourrait être considérée comme une vérification de l’intégrité de la personne par une confirmation des données et des informations transmises, et par une authentification des documents présentés (par exemple : CV, pièces d’identité, diplôme, certificats de travail, permis de travail, casier judiciaire et passif financier, etc.) auprès des sources émettrices.

Selon l’article 328b du Code des obligations suisse, l’employeur peut traiter (et vérifier) des données concernant l’employé dans la mesure  où ces données sont liées à la capacité de l’employé à accomplir son travail ou sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail, et tant que la loi fédérale sur la protection des données est respectée. Il n’y a donc pas lieu de douter de la légalité de la pratique consistant à vérifier les antécédents des candidats et des employés, surtout lorsqu’il s’agit de postes de confiance.

La vérification des références auprès des précédents employeurs permettra de savoir si des procédures disciplinaires ont déjà été engagées à l’encontre de la personne concernée ou de connaître les véritables raisons de la fin de la collaboration afin de ne pas se limiter aux termes génériques d’un certificat de travail. Bien entendu, l’autorisation préalable de la personne concernée reste indispensable pour ces vérifications.

Plusieurs niveaux de vérification sont possibles et envisageables. Ils ne doivent pas être choisis en fonction du profil individuel de la personne, mais en fonction d’un niveau de risque défini au préalable par les spécialistes des risques (humains). Ce niveau de risque permet d’identifier clairement les postes sensibles au sein de l’organisation en relation avec les risques stratégiques, par exemple en fonction des niveaux d’accès et des responsabilités décisionnelles. Il appartiendra aux ressources humaines d’intégrer ces vérifications dans leur processus de manière standardisée et transparente.

Aequivalent, première plateforme numérique suisse pour la vérification des antécédents

Aequivalent est la première plateforme numérique RH en Suisse pour la vérification des antécédents des employés et des managers, avant leur recrutement et durant leur contrat. Grâce à une interface en ligne sécurisée, Aequivalent vérifie les informations fournies par les candidats lors d’un processus de recrutement ou simplement pour mettre à jour leurs dossiers. Les programmes standards comprennent la vérification de l’identité, des adresses et des permis de travail, des diplômes, des anciens employeurs, des antécédents criminels ou des passifs financiers, des éventuels conflits d’intérêts par le biais de vérifications des postes d’administrateurs, ou de la réputation d’une personne sur les médias sociaux.

Experte en solutions standardisées et personnalisées pour les petites et grandes organisations, qui recrutent en Suisse ou à l’étranger, Aequivalent est, depuis 2019, certifiée ISO 27001, norme de référence européenne en matière de sécurité de l’information. En outre, l’entreprise s’est associée à des initiatives et des labels de qualité suisses tels que Trust Valley, et Swiss Made.

Élargir son champ d’action

La vérification des antécédents des employés est en train de devenir une étape importante du processus de recrutement, car elle aide les entreprises à prendre des décisions sûres et informées sur les personnes qui rejoignent leur équipe. Elle contribue à préserver les valeurs, la productivité et le succès global de l’entreprise. Tous les secteurs ne sont pas légalement tenus de vérifier les antécédents des nouveaux employés ; certains sont soumis à une législation spécifique à leurs activités comme les banques qui sont régies par des règles émises par la FINMA. En revanche toutes les entreprises, petites ou grandes, locales ou internationales, peuvent tirer parti des avantages de la vérification des antécédents, notamment en prenant des décisions de recrutement éclairées et en conservant un lieu de travail sûr pour les employés et les clients.

Pour mieux connaître les risques liés à la probité financière d’un employé (potentiel), Aequivalent utilise également des bases de données spécialisées, et peut s’appuyer sur leurs connaissances spécialisées lorsque cela est nécessaire. Des schémas de paiement peu fiables au cours des dernières années ou des engagements par l’intermédiaire de sociétés insolvables permettront de mieux évaluer les risques potentiels pour les employeurs.

Combiner l’évaluation de la probité financière avec les informations obtenues par le biais d’une vérification des antécédents aidera les employeurs à prendre une décision de recrutement éclairée, et à se conformer aux réglementations externes et internes. Le fait de passer par le biais d’une plateforme sécurisée, de manière transparente et standardisée, aidera les employés et les candidats à adhérer au processus, car ils savent que cela permettra à leur employeur de maintenir les normes les plus élevées en matière d’intégrité et de confiance.