La prise de référence est sans doute un élément clé de tout processus de recrutement, quel que soit le profil du candidat recherché. Lors de cette étape importante de la sélection des candidats, un échange d’informations et de données personnelles a forcément lieu entre les diverses personnes de référence et les employeurs potentiels. A ce titre, la loi met certaines limites à ladite collecte d’informations afin de respecter les droits de la personnalité des candidats.

En vertu des articles 328b Code des obligations (CO), 4 et 13 Loi sur la protection des données (LPD), la prise de référence doit respecter une série de principes s’appliquant de manière générale à la collecte de données et d’informations.

Tout d’abord, la prise de référence ne peut en aucun cas donner lieu à des violations de normes légales, telle la collecte de données en l’absence du consentement des candidats ou d’un intérêt prépondérant de la part de l’employeur potentiel. L’intérêt prépondérant est en général présent s’il y a un réel intérêt à engager un candidat. L’exigence de consentement n’est par contre malheureusement pas toujours respectée par le futur employeur. Un tel comportement de la part du futur employeur est non seulement illégal, comme on l’a vu, mais il viole également le principe de la bonne foi, puisque les informations sont collectées à l’insu du candidat.

Ensuite, il est nécessaire que la prise de référence soit faite dans le respect du principe de proportionnalité. Il s’agit ici de s’assurer que les informations obtenues auprès des personnes de référence soient non seulement pertinentes en vue du poste visé, mais qu’en outre ces informations ne dépassent pas le strict nécessaire au processus de recrutement. On peut donc demander à la personne de référence si la qualité et la quantité du travail fourni étaient toujours satisfaisantes, mais non pas, par exemple, si un événement dans la vie privée d’un candidat a eu une influence négative sur sa performance.

Enfin, il est important selon l’art. 4 al. 4 LPD que le but de la prise de référence soit reconnaissable pour le candidat. Il est évident que la finalité de la collecte d’information doit se limiter à une meilleure compréhension des compétences du candidat par le futur employeur. Il est donc interdit de se renseigner sur sa situation financière afin de négocier un salaire moins élevé, ou encore de se renseigner sur l’orientation sexuelle ou les prévisions familiales du candidat pour en tirer une conclusion.

Si dans le cadre de ce qui précède, une personne de référence révèle des informations non-pertinentes, elles ne peuvent avoir aucune portée légitime sur l’issue du processus de recrutement; en effet le candidat n’aura certainement pas consenti à la communication d’une information d’un tel degré d’intimité à son égard, qui ne présente de toute façon aucun intérêt pour le poste en question.

A l’issue de cette brève analyse du cadre légal de la prise de référence, il est important de constater que ce processus peut être décisif quant à la décision d’une future collaboration. A cet égard, il est donc fondamental pour le rapport de confiance entre futur employé et employeur que cette collecte soit effectuée dans le respect des principes énumérés ci-dessus. Une prise de référence par une partie indépendante peut aider à éviter certains pièges.